管理實務應用－迴避「無頭雞」專案 @ 老實念佛，以戒為師

作　者：張憲中精誠資訊恆逸教育訓練中心資深講師
技術分類：專案管理

「無頭雞」的典故

一隻雞，當頭被斬斷之後，牠的身體、翅膀與雙腳仍會掙扎，鮮血不斷從脖子噴出時，牠仍跳跳停停、跌跌爬爬…直到剩餘精力耗盡、躺到血泊中，人們才說這隻雞死了。其實，這隻雞在牠的「頭被斬斷那一刻」已經死亡，其後的掙扎、噴血，只是付出無謂的代價罷了。

軟體專案vs. 「無頭雞」

常見的軟體專案苦水如下：

甲方窗口無法完整而精確地描述，既為數可觀又龐大的「終端使用者需求」。甲方(窗口或終端使用者)常說：等您先做出來再說。( I want when I see it! )
甲方需求經過乙方的Sales、 Pre-sales、 PM ( Project Manager) 再傳給SA( System Analyst)、 PG( Programming)、 DBA( Database Administrator)時，其中累積的溝通雜訊，已足以摧毀「終端使用者需求」準確性的一半以上。
軟體開發過程中，甲方隨時丟出新需求：「人員身分證資料從10欄增為11欄，改一點點而已啦！」週五下午通知，下週一早上就要改好。
甲方要求乙方隨傳隨到：來「討論新需求」
接收測試階段：甲方窗口將結果呈核給中階主管，卻遭其中階主管全盤翻供；乙方忍氣吞聲、不眠不休花了數日甚至數週、重新修改(沒辦法，顧客是上帝)，好不容易讓中階主管過關，呈到高階主管時，竟又全盤翻供…永無止境的流血輸出。

上述苦水可以歸為「需求不清」與「需求不確」兩大類，是造成軟體專案失敗的重大原因。

乙方在「需求不清」的情況下，便著手往下設計軟體架構、編寫程式。「時間緊迫，邊做邊改，反正需求永遠不可能定案！」
「不妥，難道您不知道謀定而後動的鐵律嗎？」
「人在江湖、身不由己，哪有那個美國時間謀定？」
殊不知在這個節骨眼，這樣邊做邊改的戰術，已使專案的雞頭無形中被斬斷了，再往下走，多半只是無謂地淌血罷了。

國際專案管理學會出版的PM Network 於2012年12月發表資深PMP如何處理「客戶不願在專案初期認真討論需求」時表示，多半會透過各種PMBOK^®蒐集需求的工具，把客戶真正要的需求挖掘出來。若做不到，Mr. Joseph L. Mayers說道”I will ash the check early and update my resume!”意思是寧可就此打住，也不願往下走，因為現在已可以預測：最後結局多半會以失敗收場，那又何必戀棧呢？

如何避免成為「無頭雞」專案

最重要的是：解決「需求不清」與「需求不定」的問題。

　● 「需求不清」

善用促進研習會(Facilitated Workshop)：邀集甲方窗口各單位終端使用者，與乙方Sales、Pre-sales、 PM、 SA、 PG、 DBA齊聚一堂，深入討論甲方確切需求，此階段勢必付出較高之差旅費，但換得專案成功機率之高，是絕對必要之投資。
Prototyping：乙方提供軟體試用版，甲方使用一段時間後，直接從試用版提出修改之處。
乙方應為甲方需求提出「忠告」：根據Standish市調公司分析，全球軟體產品有45%的功能從未被使用，因此乙方若能藉由其經手過眾多之客戶產品之經驗，向甲方深一層討論：需求是否是「真正需要」？篩選不具效益的需求，對雙方都會有利。
培養BA (Business Analyst)專才：BA是一種介於甲方和乙方IT團隊之間的角色，負責在專案中了解、分析、傳達和確認客戶需求，以及參與系統的設計和測試各種協調工作。當軟體橫跨領域越大、內容越複雜時，BA的重要性便越凸顯。

　● 「需求不定」

善用「系統概念」進行軟體架構設計：依據過去產品經驗，推測客戶可能會提出之需求變更，將軟體架構設計最佳化，使得未來可能之更改，盡可能以局部修改或調整參數方式便可滿足。
定期與甲方討論產品現況與確認功能：讓甲方意見及早Design-in，避免最後說「這不是我要的」的窘境。
設定「需求確定時間點」：超過該點時，若有需求變更，便需透過「整合變更控制流程」處理：提出「變更申請」(Change Request)、進行「衝擊分析」(Impact Analysis)、交由「變更控制委員會」(Change Control Board, CCB)決議，並且(通常)獲得成本與時程之補償後，方得修改。

上述方式在國際專案管理是習知的做法，但在國內資訊產業，甲乙方對這樣的認知仍嫌不足。大部分甲方仍停留在「出錢是老爺，要您改就得改」的心態，乙方則礙於主管「不知後果嚴重」以及「生意難做」的心理限制中，要求PM吞下苦果，這種狀況非一朝一夕可扭轉，但身為國際級的PM，我們應了解、並牢記「無頭雞」的慘狀，更要知道防範與解決之道。即便無法立即改善，也要努力朝此方向力圖改進。為了公司生存而「飢不擇食」，甚至「飲鴆止渴」，多半會得不償失；看看有多少延宕多時、無法結案的專案，不正是「無頭雞」的最好寫照嗎？